Д

Система согласования договоров

Техническая документация процесса

v0.4.10Обновлено: 29 апреля 2026

О системе

Система согласования договоров GSS Cosmetics автоматизирует процесс согласования договоров с контрагентами. Инициатор загружает файл договора — AI (OpenAI) автоматически распознаёт все поля карточки, проверяет обязательные пункты, анализирует риски и проверяет подписанта по уставу. Далее документ проходит динамическую цепочку согласования.

Каждая версия документа сохраняется. При замечаниях AI повторно анализирует новую версию и показывает, какие риски устранены, а какие появились.

Типы договоров

С поставщикомМы покупаем: закупка товаров, услуги, подряд — всё в одной категории
С покупателемМы продаём: реализация продукции
С иностранным контрагентомОтдельная категория: другие банковские реквизиты, валюта, особенности ВЭД
Контрагент без договораОтдельная проверка и регистрация контрагента в 1С без запуска согласования договора

Признак «Самозанятый»

Если контрагент — самозанятый (НПД), инициатор ставит галочку и прикладывает справку о самозанятости (обязательно).

Процесс создания договора

1
Загрузка файла

Инициатор загружает PDF/DOC файл договора

2
AI-анализ

OpenAI автоматически распознаёт все поля: тип, контрагент, ИНН, сумма, НДС, условия оплаты, сроки, предмет договора

3
AI-проверка

Система проверяет обязательные пункты (закрывающие документы, предмет, сроки, НДС, расторжение, ответственность) и подписанта по уставу

4
Проверка инициатором

Инициатор проверяет предзаполненные поля, корректирует при необходимости

5
Выбор способа обмена

Инициатор обязательно выбирает, как подписываем документы с контрагентом: через ЭДО или физическими документами

6
Отправка на согласование

Договор отправляется по динамической цепочке в зависимости от суммы и результатов AI-проверки

Цепочка согласования

Цепочка динамическая: система выбирает участников в зависимости от типа договора, суммы, центра затрат и дополнительных условий.

Базовая последовательность

AI pre-check → руководитель отдела по ЦЗ → юристы → Свиридов для маркетинга / коммерции / разработок → CFO → CEO → Подписание

Подпись контрагента

После внутренней подписи GSS система смотрит способ обмена: при ЭДО задачу получает специалист по документообороту, при физических документах — инициатор договора.

Проверка контрагента без договора

Инициатор загружает реквизиты или карточку контрагента → специалист по документообороту проверяет данные → юрист согласует контрагента → e.markova@gsscosmetics.com заводит контрагента в 1С. Договор в этой цепочке не согласуется.

Закупки: поставщики / иностранные контрагенты

До 100 000 ₽ — договор не требуется, контроль на счёте. От 100 000 до 1 000 000 ₽ — CFO. Свыше 1 000 000 ₽ — CFO → CEO.

Реализация: покупатели / клиенты

До 5 000 000 ₽ — CFO. Свыше 5 000 000 ₽ — CFO → CEO.

CEO-триггеры вне суммы

Capex свыше 200 000 ₽, договоры с протоколом учредителей, overbudget, нестандартная ответственность/штрафы, ключевые клиенты и emergency fast-track требуют отдельных полей в карточке и пока учитываются вручную.

Запрет на дробление

Дробление закупок запрещено, включая уход под порог 100 000 ₽ для избежания договора.

CFO + CEO согласуются последовательно: сначала CFO, затем CEO. Авто-approval по молчанию не применяется.

AI-анализ договора

При загрузке файла OpenAI анализирует договор и возвращает:

  • Автозаполнение полей: тип договора, номер, дата, контрагент, ИНН, сумма, валюта, НДС, условия оплаты, сроки действия, ЦЗ, описание
  • Резюме — суть договора в 3-5 предложениях
  • Проверка обязательных пунктов: предмет, сроки, закрывающие документы, НДС, расторжение, ответственность
  • Проверка подписанта: кто подписывает от GSS, нужна ли доверенность (по уставу)
  • Юридические риски (3-7 пунктов): Высокий / Средний / Низкий

Правила по уставу (зашиты в AI)

  • Генеральный директор подписывает договоры без доверенности (ст. 7.7 Устава)
  • Сделки с недвижимостью свыше 10 000 000 ₽ требуют решения Общего собрания (ст. 6.8 п.20)
  • Если подписант не ГД — система предупреждает о необходимости доверенности

Поиск контрагентов

При вводе названия контрагента система ищет по базе 1С (fact.tb_buyers_suppliers) по ИНН или названию. Если контрагент не найден — помечается как «Новый контрагент».

Версионирование и замечания

На любом шаге согласующий может нажать «Замечания»:

  • Договор получает статус «Есть замечания», согласующий оставляет комментарий
  • Инициатор загружает новую версию с исправлениями
  • Цепочка продолжается с того же шага — предыдущие согласования в силе
  • AI автоматически анализирует новую версию и показывает изменения в рисках
  • Все версии сохраняются и доступны для скачивания

Спецификации и допсоглашения

Договор может иметь дочерние документы (спецификации, допсоглашения), привязанные к рамочному договору. В реестре раскрытие рамочного договора показывает все дочерние документы.

Статусы договора

На согласованииИдёт процесс согласования
Есть замечанияИнициатор дорабатывает договор
ПодписанВсе шаги пройдены
ОтклонёнОтклонён на одном из этапов

История изменений

v0.4.1029 апреля 2026
  • --При создании и редактировании договора нужно заполнить ИНН или другой налоговый идентификатор контрагента, включая ИП и НПД
  • --В реестре появился фильтр по автору договора
  • --Контрагенты с пометкой «Индивидуальный предприниматель» в конце названия показываются короче: «ИП»
  • --На этапе заведения договора в 1С договор можно вернуть инициатору только с комментарием
  • --AI-проверка отдельно ищет противоречия между датой начала услуг и датами приложений или технического задания
  • --Договор из файла нельзя отправить на согласование, пока AI-анализ не выполнен
  • --Администратор не получает рабочие задачи 1С автоматически: для них нужна роль специалиста по документообороту
v0.4.929 апреля 2026
  • --В карточке согласования самозанятого контрагента видно, приложена ли справка о самозанятости, и ее можно открыть для просмотра
v0.4.829 апреля 2026
  • --Все сотрудники с ролью «Юрист» автоматически добавляются в согласование после владельца центра затрат
  • --На этапе заведения договора в 1С можно вернуть договор инициатору с комментарием
v0.4.729 апреля 2026
  • --Руководители видят договоры по своим центрам затрат, включая закреплённые за ними вышестоящие направления
  • --Изменения ролей и доступов начинают применяться без повторного входа в систему
v0.4.629 апреля 2026
  • --В реестре длинные названия контрагентов показываются короче: ООО, ИП или СЗ
  • --Для самозанятых контрагентов в карточке договора видно отдельное примечание
v0.4.529 апреля 2026
  • --В реестре можно выбрать сразу несколько центров затрат в фильтре
v0.4.429 апреля 2026
  • --Реестр теперь ищет договоры по ИНН контрагента
  • --Документы можно открыть для просмотра прямо в системе, включая файлы DOCX
  • --При создании договора ИНН контрагента обязателен: система берёт его из документа или ищет в 1С
v0.4.329 апреля 2026
  • --При создании договора нужно выбрать способ обмена документами с контрагентом: ЭДО или физические документы
  • --После внутренней подписи договор попадает нужному ответственному: ЭДО — специалисту по документообороту, физические документы — инициатору
v0.4.229 апреля 2026
  • --Добавлена отдельная заявка на проверку и заведение контрагента без договора
  • --В согласование договоров добавлен обязательный этап юриста после владельца центра затрат
  • --В порядок согласования добавлено правило о запрете дробления закупок для обхода лимитов
v0.4.127 апреля 2026
  • --Обновлены правила, кто согласует договор в зависимости от суммы и типа сделки
  • --Добавлена проверка обязательных условий договора и подписанта
  • --Уточнено, когда договор должен идти на согласование к CFO и CEO
v0.4.023 апреля 2026
  • --Добавлены единые правила согласования договоров для группы компаний
  • --Для закупок от 100 тыс. до 1 млн ₽ согласует CFO, свыше 1 млн ₽ — CFO и CEO
  • --Для реализации до 5 млн ₽ согласует CFO, свыше 5 млн ₽ — CFO и CEO
  • --Для маркетинга, коммерции и разработок добавлен отдельный этап согласования со Свиридовым
  • --Если договор согласуют CFO и CEO, сначала согласует CFO, затем CEO
  • --Добавлены случаи, когда нестандартный договор дополнительно идет к CEO
v0.3.016 апреля 2026
  • --Добавлены типы договоров: с поставщиком, с покупателем и с иностранным контрагентом
  • --После загрузки файла система автоматически заполняет карточку договора
  • --Добавлена проверка предмета, сроков, закрывающих документов, НДС, расторжения и ответственности
  • --Добавлена проверка подписанта договора по уставу
  • --Добавлен поиск контрагентов по базе 1С
  • --Добавлен признак «Самозанятый» и обязательная загрузка справки
  • --Добавлены поля: тип, номер, дата договора, НДС, условия оплаты и срок действия
  • --Спецификации и допсоглашения можно привязать к основному договору
  • --Центр затрат теперь определяет владельца, который согласует договор
v0.2.08 апреля 2026
  • --Запущена первая версия системы согласования договоров
  • --Добавлена цепочка согласования: юрист, CFO, CEO и документооборот
  • --Добавлен автоматический анализ рисков договора
  • --Добавлено хранение версий документов и изменений между версиями
  • --Массовые операции согласования

Обратная связь

Нашли ошибку или есть предложение? Напишите в Telegram @lumirin